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Corona in Zeiten des New Work – Eine Krise als Chance der Digitalisierung

Der Corona-Virus stellt uns alle vor neue Herausforderungen, nicht nur gesundheitlicher Natur. Es gilt nun, gewohnte Strukturen aufzubrechen und sich in kreativen Prozessen neue Wege der Zusammenarbeit anzueignen.

Als Anbieter ortsunabhängiger Software wollten wir natürlich von Anfang an selbst die Erfahrungen machen und Fragen beantworten, die mit ziemlicher Sicherheit unsere Kunden umtreiben: Was heißt es denn, einen festen „Desk“ (Hauptstandort) zu haben und sich von den „Lokalabteilungen“ beliefern zu lassen? Wo liegen die Schwierigkeiten, wo die Vorteile? Leidet die Effizienz der Mitarbeiter oder wird die Motivation vielleicht sogar gesteigert? Welche Bedingungen müssen erfüllt werden, damit jeder Mitarbeiter seine Aufgaben strukturiert und zuverlässig erledigen kann? Und zu guter Letzt: Wie behalten wir den Überblick über den Workload und die gemeinsame Abarbeitung?

Das Ergebnis unserer Umsetzungen kann sich sehen lassen!

Die meisten Firmen, die über mehrere Standorte in Deutschland verfügen, haben sich bereits einschlägige Wege und Methoden zu einer solchen Zusammenarbeit angeeignet. So auch alfa Media – mit Standorten in Rödermark, Kiel, Koblenz und München haben wir bereits zu Beginn digitale Kommunikationswege etabliert, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Als Anbieter für Komplettlösungen werden die Module zwar örtlich fokussiert entwickelt, regelmäßige Absprachen sind dennoch unablässig. Daher wurden die Home-Office-Regelungen für Mitarbeiter mit der Zeit immer intensiver ausgebaut. Ganz im Zeichen des New Work ist es dadurch möglich, spontan von zuhause aus zu arbeiten. Das zahlt auch auf die Optionen zur schnellen Abstimmung für Außendienstmitarbeiter ein. Dabei ist aber nicht nur das Telefon oder Handy gefragt, sondern ebenfalls Videotelefonie und die Zusammenstellung verschiedener thematischer Projektgruppen, die sich in unterschiedlichen Außenstellen befinden. Na? Kennen Sie das irgendwoher?

Über Microsoft Teams sowie eine kombinierte Dokumentenablage ist es für uns jederzeit möglich, von überall auf die notwendigen Unterlagen zuzugreifen. Ganz gleich, wo wir uns gerade befinden. Auch die Zugriffe auf Kundensysteme von außen stellen keine Schwierigkeit dar. Die einzige Voraussetzung: ein VPN-Tunnel, der uns ins interne Netzwerk leitet und für die unerlässliche Sicherheit sorgt. Aber selbst dieses Tool ist für unsere Mitarbeiter Standard und nichts Neues. Vermutlich jeder hat bereits die Option „Home-Office“ genutzt, um mal einen Handwerker ins Haus zu lassen oder weil es gerade gut in den eigenen Lebensplan gepasst hat. Videokonferenzen helfen dabei, sich als Teil der Belegschaft zu fühlen und die räumliche Distanz nicht auf das soziale Miteinander zu übertragen. Die Geschäftsleitung erbittet sich außerdem die üblichen „Kaffeeküchengespräche“, um den Teamgeist zu fördern und so bei aller notwendigen Distanzierung dennoch näher zusammen zu rücken.

Für uns intern ist die Corona-Krise somit nur eine Ausweitung der sowieso schon gelebten Digitalisierungskultur. Informationen dazu findet man unter den Buzzwords „New Work“ oder „Work Life Balance”. Dabei geht es nicht nur um die Themen Gleit- und Kernarbeitszeiten, sondern auch um Flexibilität und Home-Office. Neben den geeigneten Tools zur ortsunabhängigen Kollaboration ist ebenso ein aufgeschlossenes Mindset gefragt.

Für viele andere bietet sich nun die Chance, solche neuen Methoden auszuprobieren und sich – wenn auch gezwungenermaßen – auf die modernen Arbeitswege einzulassen. Dabei möchten wir selbstverständlich mit unseren gemachten Erfahrungen unterstützen, so wie unsere Software es bereits seit vielen Jahren macht. Schon von Anfang an war uns klar, dass Software zur Erstellung von Content und zur multimedialen Publikation ortsunabhängig sowie mobil eingesetzt werden muss. Nutzen Sie unsere alfa Produkte bereits, dann kennen Sie die Möglichkeiten vermutlich längst und können Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich schon jetzt ohne große Schwierigkeiten ins Home-Office versetzen: Redaktionelle Inhalte lassen sich schnell und einfach via alfa EditorialOrganiser koordinieren oder über die alfa ReporterApp anliefern. In gleicher Weise kann AdSuite Market von Mitarbeitern der Anzeigenabteilung im Browser genutzt werden, um bequem im Home-Office zu arbeiten.Es ist ja keine lokale Installation notwendig.

Brauchen Sie Unterstützung bei der Bereitstellung der Systeme nach außen? Dann steht Ihnen unsere Service-Abteilung selbstverständlich unterstützend zur Seite. Zwar ebenfalls aus dem Home-Office, aber dennoch ohne Einschränkungen. Genauso effizient wie wir aus der Krise heraus agieren können, möchten wir Ihnen genauso die Möglichkeit geben, die Herausforderungen zu meistern.