100 % Mobile Office: Das richtige Zeichen für zukunftsorientiertes Arbeiten

Wenn Corona uns eins gelehrt hat, dann ist es die Spontanität von notwendigen Veränderungen, die nicht darauf warten, bis man bereit sein könnte, sondern dafür sorgen, dass man bereit sein muss.

Man kann fast von Glück reden, dass wir als Fans der Digitalisierung schon vor Corona überlegt haben, welche Vorteile es bringt, wenn wir unsere Kommunikation und Datenablage durch Office 365 verbessern würden. Zurückblickend hätte es fast keinen besseren Zeitpunkt geben können, diesen Plan in die Tat umzusetzen. Als der große Knall kam und wir plötzlich alle Arbeit neu denken mussten, hatten wir die Infrastruktur dafür schon geschaffen. Das Einzige, was noch ein wenig fehlte, war die Umgewöhnung an die neue Arbeitsumgebung, die schlussendlich durch viele Vorteile überzeugen konnte. Nicht zuletzt durch den Umschwung von Anwesenheit im Büro zum Mobile Office über Nacht.

Von jetzt auf gleich: Arbeiten von zuhause

Als die Rundmail kam, dass bitte keiner unserer Mitarbeitenden – sofern möglich – mehr ins Büro kommen, sondern von diesen Zeitpunkt von zuhause gearbeitet werden soll, gab es nichts, was uns davon abhielt, es einfach zu machen. Lediglich der ein oder andere ist nochmal ins Büro gefahren, um sich den Laptop, den Zweitmonitor oder den liebgewonnenen Bürostuhl zu holen, damit auch zuhause eine ideale Arbeitsumgebung geschaffen werden kann.

In den folgenden Monaten gab es immer mal wieder die Freigabe (nicht Aufforderung) für die Rückkehr ins Büro. Mit einer gesunden Skepsis haben wir diese zur Kenntnis genommen und … nunja, erstmal zur Seite gelegt. Zum einen, weil eigentlich glasklar war, dass diese Lockerung auch 2021 nicht von Bestand sein kann, und zum anderen, weil es einfach nicht notwendig war. Die Erfahrung während des Lockdowns hat gezeigt, dass wir uns genauso von zuhause aus koordinieren und zusammenarbeiten können, wie aus den unterschiedlichen Büros und Standorten. Die Kommunikation hat sich sogar verbessert, da auch Mitarbeitende aus unterschiedlichen Standorten plötzlich einfach und schnell miteinander kommunizieren konnten und sich Projektgruppen disziplin- und abteilungsübergreifend mischen ließen, ohne großen Aufwand betreiben zu müssen.

Soziales Miteinander vs. berufliche Quarantäne

Die anfängliche Angst, dass man nun auf eingebürgerte Kommunikationswege verzichten müsse oder man sich sozial zu sehr distanziere, hat sich nicht in Gänze bestätigt. Sogar die „Küchengespräche“, zu denen unsere Geschäftsleitung sogar aufgefordert hat, wurden kurzerhand ins digitale Umfeld überführt. Die Lockdowns ließen sich so gut aushalten, nicht nur im Zusammenhang mit der täglichen Arbeit, sondern eben auch, was das soziale Miteinander angeht.

Na klar, kein Zoom- oder Teams-Meeting kann es ersetzen, dass man sich persönlich gegenübersteht, daher haben sich viele gefreut, als die Büros wieder freigegeben wurden. Aber es geschieht eben auf einer freiwilligen Basis, die dazu einlädt, sich zu gemeinsamen Bürozeiten zu verabreden. Für einige Runden, besonders wenn es ins Kreative geht, ist es auch besser, wenn man zusammen vor einem Whiteboard sitzt. Kolleg:innen, die nicht anwesend sein können (oder aus gesundheitlichen Gründen nicht wollen), lassen sich durch Teams dazuschalten. Flexibler geht’s ja fast gar nicht.

Wird jetzt noch gearbeitet?

Es liegt auf der Hand. Der größte Nachteil einer Mobile-Office-Regelung ist die Befürchtung, dass nun nicht mehr gearbeitet wird und der Workload explodiert. Ich kann hier sicher nicht für alle Firmen und Mitarbeitenden sprechen, aber bei uns hat sich das nicht bestätigt. Die Meetings werden genauso zuverlässig durchgeführt wie zuvor und auch die Arbeit bleibt natürlich nicht liegen. In manchen Abteilungen wird sogar gemunkelt, dass die Effizienz noch gestiegen ist und man jetzt mehr in kürzerer Zeit schafft als zu Anwesenheitszeiten.

Zugegeben, es ist sehr schwierig, dieses … ich sage mal „Kontrolldenken“ abzulegen. Die Arbeitsweise hat sich eben über Jahrzehnte eingebürgert und bewährt. Auch der Spruch „Never change a running system“ kommt ja nicht von ungefähr. Trotzdem müssen Führungskräfte auch bereit sein, umzudenken, wenn die Gegebenheiten es verlangen. Oder sich unsere Arbeitsmethodik verändert. Work-Live-Balance ist den Mitarbeitenden so wichtig wie nie zuvor und lässt sich mit einer Mobile-Office-Regelung eben viel besser einrichten als mit starren Anwesenheits- oder Kernarbeitszeiten. Das ist auch eine Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden, ihnen die Möglichkeit zu geben, Arbeit und Leben flexibel miteinander zu kombinieren.

Learnings und daraus folgende Konsequenzen

Diese Erfahrung war für uns auch der ausschlaggebende Punkt, um zu sagen, dass wir es auch gleich so beibehalten können. Nicht nur die Abschaffung der Kernarbeitszeit, sondern eben auch die freiwillige Anwesenheit im Büro. Wenn man nicht möchte – und der Chef es nicht anordnet – muss man bei alfa nicht mehr ins Büro kommen. Werden gemeinsame Treffen oder Anwesenheiten geplant, werden die inzwischen sogar mit Freude aufgenommen, weil man sich mal wieder sieht und Zeit miteinander verbringt. Da sagt dann eben auch keiner „Nein“.

Mit der Methode sind wir ja auch sehr gut durch Corona gekommen. Ich habe jetzt keine Zahlen, aber spürbar hatten wir weniger Krankheitsausfälle als vor der Pandemie und auch die Ausfälle durch Corona haben sich sehr in Grenzen gehalten. Sogar Schulungen und Workshops mit unseren Kund:innen konnten wir digital aufrechterhalten, sodass das Tagesgeschäft und die Projektarbeit nahezu keine Einbußen hatten, auch wenn wir die Zeiten etwas auffächern mussten, weil digitale Schulungen schon anstrengender sind als Präsenzschulungen. Für Schulende und Lernende.

Bessere Arbeitsverhältnisse als vorher?

In meinen Augen ist eine Mobile-Office-Regelung der Weg in die Zukunft. Nicht nur aus menschlicher Sicht, da Mitarbeitende nun viel mehr Spielraum in der Gestaltung ihres Lebens und ihrer Arbeit gegeben wird, sondern eben auch, weil man ihnen vertraut. Und das auch zeigt. Dieses Kontrolldenken und der Top-to-Down-Führungsstil sind auf lange Sicht nicht mehr zukunftsfähig.

Es zahlt sich aber auch für die Firma selbst aus, auf Anwesenheitspflichten zu verzichten. Nicht mehr notwendige Büroräume können eingespart werden. In unserem Standort in Koblenz gibt es bereits sogenannte Shared-Places. Hier teilen sich drei Mitarbeitende einen Arbeitsplatz, da sie eh nur sehr unregelmäßig und nahezu nie gleichzeitig im Büro sind. Auch an unserem Hauptstandort können wir die Räume vermutlich reduzieren. Das spart einiges an Kosten.

Nicht zuletzt: Nachhaltigkeit

Muss man nicht mehr so viele Etagen bewirtschaften, zahlt sich das auch für unsere CO2-Emissionen aus und zahlt auf die von der Regierung angeordneten Einsparungen ein. Natürlich muss man hier mitbedenken, dass die Heizlasten auf die Mitarbeitenden umgelegt werden, die nun ihre Wohnungen auch tagsüber heizen müssen. Gerade bei den gestiegenen Energiekosten eine deutliche Mehrbelastung. Dennoch ist es im Allgemeinen gesehen günstiger, wenn ein gut gedämmter Wohnraum geheizt wird, statt eine Büroetage mit offener Bauweise.

Das offensichtlichste Argument für die Nachhaltigkeit ist sicherlich die Einsparung an Autofahrten. Dienstreisen werden nicht mehr so häufig unternommen, weil Meetings digital durchgeführt werden, aber auch die Fahrten von zuhause ins Büro fallen weg. Da wir einige Pendler in der Firma haben, macht das einiges aus. Das macht sich grade jetzt wieder bemerkbar, wo die Spritpreise immer noch höher sind als noch vor der Pandemie. Ist am Ende eben auch viel besser für die Klimabilanz.

Was man oftmals nicht so auf dem Schirm hat, ist das viele Papier, das in Büros anfällt. Dokumente werden schneller Mal zur Durchsicht ausgedruckt, wenn im Büro ein Drucker zur Verfügung steht, der nervenschonender arbeitet als die Privatdrucker. Zuhause überlegt man sich zweimal, ob man das PDF jetzt wirklich ausdrucken muss oder ob man es nicht auch digital lesen könnte. Durch die gemeinsame Dokumentenablage im Sharepoint – und halt auch die Hürde, sich zuhause nicht mit gedruckten Papierbergen belasten zu müssen – spart man auch hier einige Ressourcen. Das zahlt sich dann wieder auf Geldbeutel und Ressourcenbelastung aus. Geteilt sind PDFs über den Sharepoint auch viel schneller, als das Papier zu kopieren und jemandem rüberzutragen.

Resümee

Man merkt wohl, dass wir bei alfa Media Fan sind von der neuen Arbeitsweise. Menschlich und wirtschaftlich haben wir sehr gute Erfahrungen damit gemacht, eine Mobile-Office-Regelung einzuführen, die es den Mitarbeitenden freistellt, wie bzw. wo sie arbeiten möchten. Denn eigentlich heißt unsere Regel gar nicht „HomeOffice“, sondern mobiles Arbeiten bzw. Mobile Office. Da wäre es auch denkbar, mit dem 49-Euro-Ticket an die Nordsee zu fahren und dort vom Strand aus zu arbeiten. Man braucht halt nur einen Laptop und einen Internetanschluss. Und eine bisschen dicke Haut gegen die neidischen Kolleg:innen, wenn man bei der Morgenrunde das Wellenrauschen und die schreienden Möwen hören kann.

Verbesserungen gibt es jedoch immer. So sind wir derzeit in der Evaluation der vergangenen Jahre und versuchen, die Gemeinschaft durch digitale Tools weiter zu verbessern. Es fehlt inzwischen dem ein oder anderen schon das regelmäßige Zusammentreffen im Büro und die Gesellschaft der Kolleg:innen, sodass wir nun 2023 die Aufgabe haben, uns auch dafür Lösungen einfallen zu lassen, wie eine Neu-Konzeption der Büroräume für Abhilfe sorgen kann. Und natürlich werden wir darüber berichten.