FeeCon News

Ihre News zur Honorarberechnungs-Software von alfa

Neuerungen Version 2024.7 – FeeCon Dokumenten-Management

Die Basics – das manuelle Dokumenten-Upload

alfa FeeCon ist das zentrale Modul zur Bearbeitung und Berechnung von Honoraren. Es ist das Bindeglied zwischen Redaktion und Honorarbuchhaltung. Alle in der Redaktion oder im PR-Anzeigebereich gewünschten Honorare lassen sich bequem an einer Stelle verarbeiten.

Für die Buchhaltung gab es bis jetzt allerdings einen Medienbruch. Gab es schriftliche Vereinbarungen in analoger oder digitaler Form konnten derartige Dokumente nicht in FeeCon eingesehen oder verwaltet werden.

Mit der Erweiterung des FeeCon Dokumenten-Managements ist dieser Medienbuch Geschichte.

Alle Arten von Dokumenten werden übersichtlich von den Honorarsachbearbeitern im System abgelegt. Hierbei unterstützt sie das Modul mit einigen Meta-Informationen, die mit dem Dokument gespeichert werden können.

Der Dialog ermöglicht ein rasches Auffinden von Dokumenten über Filtern nach

• Dokumententyp
• Beschreibung
• Verantwortlichem
• Dateiname
• und der Datensatznummer 

Wie üblich in den FeeCon Dialogen, können die Ergebnislisten als Datei extrahiert werden, beispielsweise im MS Excel-Format.

Sind die Browsereinstellungen entsprechend gesetzt, lassen sich so Dokumente schnell direkt lesen – ohne einen Ordner zu bemühen.

Natürlich lassen sich Dokumente auch leicht wieder aus dem System entfernen.

Alles ganz sicher in Abhängigkeit von den Rechten zur „Honorarempfänger-Bearbeitung“ eines Benutzers.

Der Clou:

Neben der manuellen Bearbeitung von Dokumenten ist auch ein automatisierter Upload implementiert. Mit der Einrichtung dieses Workflows sind Sie in der Lage alle monatlich automatisiert erstellten Dokumente sofort am Honorarempfänger zu speichern.

Das erlaubt das Führen einer vollständigen Dokumentenhistorie am Honorarempfänger.

Die Einrichtung dieses Workflows ist dokumentiert und kann von jedem Kunden selbst erstellt werden.

Sollten Sie alfa Hilfe benötigen, sprechen Sie uns bitte an.

FeeCon Standard-Preislisten-Erweiterung

Seit vielen Jahren ist die Handhabung der Preislisten mit ihren individuellen Gültigkeitszeiträumen ein bequemer Weg Stress aus der Honorarbuchhaltung fernzuhalten. Gleiche Preislisten können in unterschiedlicher Ausführung – beispielsweise mit Honoraraktualisierungen versehen – parallel geführt werden; lediglich durch ihre unterschiedlichen Gültigkeitszeiträume getrennt.

FeeCon erkennt bei der Berechnung den jeweiligen Gültigkeitszeitraum und wählt automatisch die richtige Preisliste.

Diese vertraute Funktion ist nun auch bei Standardpreislisten möglich. Somit können – über den Unterschied im Gültigkeitszeitraum getrennt – beliebig viele Standardpreislisten angelegt werden.

Eine sinnvolle Standard-Erweiterung, die weiteren Druck aus der Honorarabteilung nimmt.

➊ Durch die Unterscheidung mittels des Gültigkeitzeitraums, ist die Anlage mehrerer Standardpreislisten möglich.
➋ Es ist unbedingt darauf zu achten, dass sich die Gültigkeitszeiträume nicht überschneiden …
➌ … zeitliche Lücken sind allerdings ausdrücklich erlaubt; hier die Lücke vom Juli zum November.
➍ Zu beachten ist, dass zum Aufruf einer validen Ergebnisliste, unter Umständen das Selektionsdatum angepasst werden muss oder – wie in diesem Fall – einfach aus dem Filter entfernt wird, um alle möglichen Treffer aufzulisten.

Aktualisieren Sie Ihre FeeCon Version, sprechen Sie mit unserem Service und vereinbaren Sie einen Termin.

Sollten Sie Ihr FeeCon noch nicht im Docker betreiben, sind diese beiden kostenlosen Neuerungen sehr gute Gründe, diesen Schritt zu gehen.

Neuerungen Version 2024.1 bis 2024.3

Honorar-Dialog: Einstellung der sichtbaren Tabellenspalten für Anwender

Eine deutliche Verbesserung der individuellen Einstellung der FeeCon-Oberfläche für alle Benutzer: im Hauptdialog der Honorarbearbeitung kann jetzt die eigene Auswahl und die Reihenfolge an sichtbaren Spalten definiert werden.

Diese Einstellung kann für jeden Benutzer vorgenommen werden!

Manuelle Berechnung von Honoraren verbessern

Für alle, die auch manuell Honorare einstellen wollen.

Beim Umschalten auf den Bearbeitungsmodus „M“ für manuelle Bearbeitung einer Leistungsbeschreibung wird nun ein Feld zur Eingabe eines Einzelwertes angeboten. Wird hier ein Wert eingetragen, errechnet sich das Honorar selbst.

Ausgangswert für die Berechnung ist die ursprüngliche Menge der Leistung.

Funktion Budget Zwischensumme

Diese neue Funktion richtet sich vornehmlich an Ressort verantwortliche Redaktionsmitglieder.

Über die Nutzung der vorhandenen Eingabefelder im Budgetfilter kann jetzt mittels des Knopfes „Zwischensumme berechnen“ eine unterjährige Berechnung ausgeführt werden.

Die Vorgehensweise ist die folgende:

1. Ein oder mehrere Budgets in der Ergebnisliste auswählen; es ist möglich eine Zwischensumme nach Selektion mehrerer Budgets zu erhalten.
2. Auswahl des zu bewertenden Monats (die Zwischensumme wird bis inklusive dieses Monats gezogen)
3. Anklicken des Knopfes „Zwischensumme berechnen“
4. fertig – das Ergebnis wird im Fuß des Filters in roter Schrift angezeigt

Beispiel nach Selektion eines Budgets:

• (1) Auswahl des Monats bis zu dem die Zwischensumme berechnet werden soll
• (2) Anklicken des Knopfes „Zwischensumme berechnen“
• (3) bis (7) die relevanten Budgetwerte zu den jeweiligen Monaten
• gelbe Markierung – in dieser Zeile werden die berechneten Werte angezeigt
  • Budgetbelastung bis zum gewählten Monat (in diesem Beispiel „0,00 €“
  • Restbudget bis zum gewählten Monat (in diesem Beispiel „14.000,00 € für die Monate Jan bis Mai)
  • Jahres-Restbudget (in diesem Beispiel 48.000,00 €)

Kopieren-Funktion für Honorare und Preislisten verbessern

Betrifft alle, die mit der Pflege von Preislisten befasst sind … und sich eine Verbesserung beim Kopieren von Leistungsbeschreibungen wünschen …

Die neu erstellten Kopien von Preislisten oder Leistungsbeschreibungen (Honorare) werden direkt in den Bearbeitungsdialog „Details“ geladen, nachdem eine Liste kopiert wurde.

Der Kopiervorgang läuft somit wie folgt ab:

• ❶ Datensatz auswählen (Leistungsbeschreibung oder Preisliste)
  • ❷ Preisliste: Änderung der Bezeichnung und ❸ „Anlegen“ Button anklicken
  • oder Leistungsbeschreibung = Button „Kopieren“ anklicken
• Die Ergebnisliste aktualisiert sich
• Der kopierte Datensatz (Leistungsbeschreibung oder Preisliste) wird in den Dialog „Details“ geladen
• Fertig

Die Preisliste oder die Leistungsbeschreibung stehen sofort zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Vorbelegung von Honorar-Default-Werten: Leistungsart und Leistungsdatum

Auch diese Funktion verbessert die Erfassung manueller Honorare.

Bei der manuellen Erfassung von Leistungsbeschreibungen (Honoraren) ist künftig bei der Auswahl einer Leistungsart die entsprechende Default-Leistungseinheiten in der Maske vorbelegt, wenn eine solche an der Leistungsart hinterlegt ist.

Außerdem ist währende der manuellen Erfassung von Leistungsbeschreibungen künftig das tagesaktuelle Datum der Leistung nach Eingabe des Honorarempfängers automatisch vorbelegt.

Budget-Belastungsregeln: Erweiterung der Belastungsbedingungen um das Feld Leistungsartengruppe

Kleine Erweiterung mit durchschlagendem Effekt für alle, die Budgets verwalten wollen:

Durch die Erweiterung können nun Leistungsartengruppen als Basis für eine Budgetbelastung genutzt werden.

Automatik zum Hochzählen einer Mitarbeiter/Kreditoren-Nr. im Honorarempfänger-Dialog

Eine kleine administrative Hilfe bei der Neuanlage von Honorar-Empfängern.

Über einen Hilfeknopf am Feld „Mitarbeiter-Nr.“ kann die im System ermittelte, nächste ID vorgeschlagen und übernommen werden. Dazu klickt der Anwender auf den Hilfeknopf und bekommt in einem Dialog die nächste ID angezeigt, die mit der Quittierung über „OK“ in den Dialog übernommen werden kann oder mit „Abbrechen“ abgelehnt werden kann.

Ist die ID in das Feld übernommen worden, kann eine komplette weitere Bearbeitung des Vorgeschlagenen stattfinden.

Einführung einer Kunden spezifischen Modulbezeichnung

Mehr Sicherheit bei der Wahl der richtigen Programm-Instanz.

Der Default-Parameter Applikation Label bietet die Möglichkeit zur individuellen Definition der Kenntlichmachung, in welcher FeeCon-Installation man sich gerade befindet: Produktion oder Testsystem.

Durch die Markierung der jeweiligen Installationen kann einer Verwechslung vorgebeugt werden.

Flexibilisierung des Leistungssatz-Imports

Der Importprozess ist überarbeitet worden, um eine flexiblere Behandlung des Imports auch von nicht validen Leistungssätzen zu ermöglichen. Der Prozess wurde grundlegend im Source Code des Programms verbessert.

Leistungen, die einen oben beschriebenen Fehler verursachen werden nun im Status NEU übernommen und müssen überarbeitet werden – eine automatische Berechnung findet nicht statt. Vor allem aber werden alle in einer XML-Datei enthaltenen Leistungen übernommen, auch wenn ein oder mehrere Datensätze fehlerhaft sind.

Erweiterung des Protokolls

Immer mehr Aktionen sind umfangreicher im Protokoll vermerkt. So ist die Nachverfolgung von Vorgängen im System transparenter.

Neuerungen bis Version 2023.4